Bimbingan Teknis

Program Raport 2013 berjalan sesuai dengan rencana, Bimbingan Teknis sudah dilakukan dan operator sekolah mengikutinya dengan antusias. Bimtek 1 dilakukan di SMP Negeri 1 Gadingrejo pada tanggal 23 Nopember 2013 dan Bimtek 2 dilakukan di SMP negeri 4 Pringsewu pada tanggal 30 Nopember 2013 diikuti oleh 54 operator SMP se kabupaten Pringsewu.

Beberapa masalah muncul selama kegiatan Bimtek 2, tetapi secara prinsip 95% para operator SMP sudah menguasai sistem, mampu entry data dan edit data sekolah, bahkan sudah sampai pada tahapan simulasi cetak raport. Sedangkan selebihnya adalah operator SMP yang baru bergabung pada Bimtek 2 dan akan dipandu secara intensif oleh korwilnya sampai pada tahapan siap cetak.

Masalah kecil yang muncul yaitu:

 
1. Penulisan tanggal di Sheet Biodata

Ketika menulis tanggal di Workheet, tanpa kita sadari Excel akan mengubah format sel menjadi Date, misal ketika mengetikkan 11 April 2000 maka secara otomatis akan berubah menjadi 11/04/00, atau 11-Apr-00, tergantung dari custom settingnya.

Masalah akan muncul setelah raport dicetak seperti ilustrasi berikut:

sel default

Secara default sel yang masih kosong memiliki format General, dan ketika diisi dengan tanggal, maka formatnya akan berubah menjadi Date dan jika kita pernah merubah format Date  maka akan dianggap sebagai format tanggal yang sudah di-custom.

perubahan format ketika diisi tanggal

dan ketika dicetak, maka tanggal akan berubah menjadi sekumpulan angka seperti ini:

tanggal menjadi kumpulan angka

Cara mengatasinya adalah sebagai berikut:
Blok sel yang akan diisi tanggal, kemudian ubahlah format General menjadi Text.

setting format sel menjadi Text

hasilnya adalah:

sel dengan format Text

dan ketika dicetak:

hasil cetak raport dengan tanggal yang benar

2. Data Kosong 

Tidak semua format isian biodata diisi dengak lengkap oleh siswa, misal nomor telepon, nama wali, pekerjaan wali, dan sebagainya. 

Sel yang kosong akan dibaca sebagai angka 0 dan ketika dicetak akan muncul angka yang sama;

sel dengan data kosong dan yang diisi tanda [ -]

pada ilustrasi tersebut ada data kosong pada nomor telepon dan pada kolom Nama Wali diisi dengan tanda [ - ], dan penulisan pada Sheet adalah [ '- ], maka ketika dicetak:

hasil cetak data kosong

3. Nilai Sikap Antar Mata Pelajaran

Walaupun sikap antar mata pelajaran nilainya tidak muncul di Raport, tetapi proses untuk mendeskripsikan sikap tersebut berdasarkan nilai yang dihasilkan dari rapat guru mata pelajaran, guru BK dan Wali Kelas yang merangkum hasilnya. Nilainya adalah SB (sangat baik), B (baik), C (cukup) dan K (kurang). Jika diisi dengan nilai selain tersebut maka sistem akan membacanya sebagai nilai terkecil (K), contohnya:

nilai yang salah berpengaruh pada redaksi deskripsi

Nilai A tidak dikenal oleh sistem sebagai nilai sikap, sehingga ketika dicetak hasilnya:

hasil cetak deskripsi yang salah

jika yang dimaksudkan nilai A adalah SB, maka hasil cetaknya:

deskripsi sikap umum yang seharusnya

4. Nama Kelas dan Wali

Pada Form Biodata Siswa terdapat informasi rinci mengenai pribadi dan keluarga siswa, dan salah satunya adalah nama kelas pada saat siswa tersebut diterima di sekolah.
Perlu diingat bahwa penulisan nama kelas harus sama dengan yang terdapat di Form Wali Kelas, jika menggunakan VII.1 maka di Form Wali Kelas harus VII.1 juga.

penulisan nama kelas di Form Biodata

penulisan nama kelas di Form Wali Kelas

Jika penulisan nama kelas tersebut sama, maka hasil cetak akan seperti ini:

hasil cetak jika nama kelas benar

Tetapi jika nama kelas tidak sama, misal;

penulisan nama dengan format berbeda antara Form Biodata dan Wali Kelas

maka hasil cetaknya adalah;

nama wali kelas dan NIP tidak muncul (0)

Pada saat pelaksanaan cetak raport akan disiapkan 3 posko layanan cepat-tanggap untuk mengatasi jika terjadi kendala teknis pencetakan, yaitu:

• Posko 1, di SMP Negeri 4 Pringsewu untuk SMP di wilayah Pringsewu, Pagelaran, Sukoharjo dan Banyumas. 
• Posko 2, di SMP Negeri 1 Ambarawa untuk SMP di wilayah Ambarawa dan Pardasuka.
• Posko 3, di SMP Negeri 1 Gadingrejo untuk SMP di wilayah Gadingrejo.

Hal lain yang menjadi perhatian serius dari MKKS SMP Kabupaten Pringsewu sebagaimana yang sudah disampaikan kepada para kepala sekolah adalah jenis printer yang harus disiapkan, terutama bagi SMP yang memiliki siswa 200 orang atau lebih. Raport terdiri dari 11 lembar dan jika dikalikan 200 siswa maka operator akan mencetak 2.200 lembar dalam waktu 3 hari.

Tentu harus dipertimbangkan penggunaan jenis printer yang memadai untuk kemampuan cetak sejumlah itu.